Liste der Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten des Office-Assistenten

Positionen als Büroassistent ähnlich wie persönliche Assistenten ist in allen Branchen zu finden und verfügt über eine große Anzahl von Fähigkeiten.Büroassistenten werden manchmal als Sekretäre oder Verwaltungsassistenten bezeichnet. Sie unterstützen jedoch die Funktionsweise eines Büros.Unabhängig davon, ob die Kanzlei einer Anwaltskanzlei, einer Arztpraxis, einer Bildungseinrichtung oder einem Unternehmen gehört, sind die Anforderungen ähnlich.Jemand muss Aufzeichnungen einreichen, Zeitpläne pflegen und sich um die routinemäßige Kommunikation im Namen der Personen kümmern, die das Büro nutzen. Dass jemand Sie sein könnte.

Aufgaben des Büroassistenten

Während die Positionen der Büroassistenten im Allgemeinen einander ähnlich sind, ist der Job immer noch variabel - er variiert nur von Tag zu Tag und nicht von Büro zu Büro. Heute können Sie als. Rezeptionistin Morgen muss möglicherweise der Drucker repariert werden, und am nächsten Tag müssen Sie den gesamten Aktenschrank in das 21. Jahrhundert bringen. Sie benötigen sehr breite Fähigkeiten, um erfolgreich zu sein.

Büroassistenten gehören zu den großen unbesungenen Helden der Geschäftswelt, denn wenn Sie Ihre Arbeit richtig machen, merkt niemand, dass das Büro von selbst zu laufen scheint. Aber manche Menschen genießen die rasante und dennoch flexible Arbeit, das Gefühl, dabei zu seindas Herz von allem. Und eine gute Sekretärin kann immer noch fast überall Arbeit finden, in jeder Art von Organisation.

Verwendung von Fähigkeitslisten

Sie können diese Qualifikationslisten während des gesamten Prozesses der Jobsuche verwenden. Erstens fungieren die Namen dieser Skills als Schlüsselwörter. Verwenden Sie daher beim Verfassen Ihres Lebenslaufs so viele wie möglich. Verlassen Sie sich nicht darauf, Vorgesetzte einzustellen, um herauszufinden, welche Sie habenwas sie wollen, sag es ihnen direkt.

Zweitens können Sie diese verwenden Stichwörter in Ihrem Anschreiben . Konzentrieren Sie sich speziell auf diejenigen, die Ihrem potenziellen Arbeitgeber am wichtigsten sind. Sie müssen Ihre Nachforschungen anstellen, denn während die Jobs von Büroassistenten häufig ähnlich sind, unterscheiden sich die Einstellungen von Vorgesetzten in ihren Prioritäten. Die Stellenbeschreibung enthält wahrscheinlich eine Liste der erforderlichen StellenFähigkeiten. Achten Sie darauf.

Schließlich können Sie diese Diskussion verwenden, um Ihre zu planen Interview . Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens ein Beispiel für eine Zeit bereit haben, in der Sie Fähigkeiten aus jeder hier aufgeführten Kategorie demonstriert haben.

Es kann auch hilfreich sein, unsere Listen von zu überprüfen Fähigkeiten nach Job aufgelistet und Arten von Fähigkeiten .

Top Office Assistant Fähigkeiten

Verbale Kommunikationsfähigkeiten : Kommunikation ist kritisch Soft Skill für einen Büroassistenten. Sie müssen mit Ihrem Vorgesetzten, Kollegen im Büro, den von Ihnen unterstützten Fachleuten und möglicherweise Kunden oder Personen in anderen Büros derselben Organisation interagieren. Sie arbeiten alle als Team und sind dessen HauptpersonSie müssen fröhlich, hilfsbereit, gut informiert, artikuliert sein und a guter Zuhörer jeden Tag.

• Anrufbeantworter
• Kundenbeziehungen
• Kommunikation
• Weiterleiten von Telefonanrufen
• Nachrichtenübernahme
• Weiterleiten von Telefonanrufen
• Telefonzentrale
• Telefon
• Mündliche Kommunikation

Schriftliche Kommunikationsfähigkeiten : Die meisten Büroassistenten schreiben viel. Sie schreiben möglicherweise Memos, füllen Formulare aus oder entwerfen Briefe oder E-Mails. Einige erstellen Inhalte für die Unternehmenswebsite oder bearbeiten Text für andere. Eine klare, professionelle schriftliche Kommunikation ist ein Muss.

• Korrespondenz
• E-Mail
• Mail
• Mailings
• Eingabe
• Textverarbeitung
• schriftliche Mitteilung

Freundlichkeit : Ein Büroassistent ist möglicherweise die erste Person, die ein Kunde beim Betreten des Büros sieht. Wenn der Hauptnutzer des Büros gerade nicht anwesend ist, ist der Büroassistent möglicherweise die einzige Person, mit der der Besucher interagiert. Sie müssen bereit sein, zu begrüßenjeder Besucher mit einem Lächeln und einem freundlichen Wort und um ihm mit allem zu helfen, was er braucht, so weit Sie können. Also gut zwischenmenschliche Fähigkeiten sind eine Notwendigkeit.

• Kundendienst
• Besucher leiten
• flexibel
• freundlich
• Gäste begrüßen
• zwischenmenschlich
• Positive Einstellung
• Zuverlässigkeit
• Willkommene Besucher

Technologiekenntnisse : Früher haben die Sekretärinnen viel getippt. Die Zeiten haben sich geändert, ebenso die Technologie, aber die Büroassistenten können immer noch damit rechnen, viel Zeit vor einer Tastatur zu verbringen. Anstelle einer Schreibmaschine müssen Sie dies wissenSie können sich auch in einer Vielzahl von Softwareanwendungen zurechtfinden. Es tut auch nicht weh, zu wissen, wie man Light-Tech-Support leistet und wie man einen widerspenstigen Drucker repariert.

• Computer
• Excel
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Technologie

Organisation : Büroassistenten müssen extrem sein organisiert um ihre vielen Aufgaben effektiv zu bewältigen. Sie müssen auch dazu beitragen, dass andere Personen organisiert sind, von der Pflege der Kalender bis zur Ordnung im Büro.

• Administrative Unterstützung
• Termine
• Abrechnung
• Kalender
• Büro
• Dateneingabe
• Postzustellung
• Elektronische Einreichung
• Spesenabrechnungen
• Einreichung
• Bedienung an der Rezeption
• Geldhandhabung
• Büroaufgaben
• Büroausstattung
• Bürobedarfsinventar
• Büromaterial
• Office-Support
• Organisation
• Papierkram
• Versand

Fähigkeiten zur Problemlösung : Problemlösung oder Fähigkeiten zum kritischen Denken sind für jeden Büroassistenten wichtig, da Sie häufig die Person sind, zu der andere mit Fragen oder Problemen kommen.

• Büroaktivitäten koordinieren
• Besprechungen
• Fähigkeiten zur Problemlösung
• Antworten auf Anfragen
• Zeitplanung
• Anrufe überprüfen und leiten
• Tabellenkalkulationen
• Teamarbeit
• Zeitmanagement
• Reisevorbereitungen