Wichtige berufliche Fähigkeiten für Büroleiter

oft mit einer Sekretärin verwechselt oder Verwaltungsassistent Büroleiter in vielen Unternehmen arbeiten auf hohem Niveau mit einer der herausforderndsten Aufgaben im Unternehmen. Büroleiter führen und arbeiten in der Regel eng mit anderen Abteilungsleitern zusammen, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Diejenigen, die einen Büroleiter einstellen möchten, werden selektiv sein. Wenn Sie diese Art von Arbeit wünschen, können Sie Ihre Chancen auf eine Anstellung verbessern, indem Sie wissen, welche Ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen Sie während der Arbeit hervorheben müssen. Bewerbungs- und Bewerbungsverfahren .

Welche Fähigkeiten benötigen Sie, um ein Office Manager zu sein?

Büroleiter übernehmen die Verantwortung dafür, dass das gesamte Büro oder der Bürokomplex reibungslos funktioniert. Dies kann Aufgaben wie die Verwaltung und Überwachung eines oder mehrerer Verwaltungsassistenten umfassen.

Nicht alle Positionen als Büroleiter erfordern genau dasselbe Fähigkeiten . Viel hängt davon ab, wie viele Büroassistenten Sie beaufsichtigen müssen, wie viele Personen das von Ihnen verwaltete Büro nutzen und welche Arten von Software und anderen Systemen Ihr Arbeitgeber verwendet.

Arten von Office Manager-Fähigkeiten

Verwaltung

Als Büroleiter sind Sie für die Fertigstellung verantwortlich. mehrere administrative Aufgaben Dazu gehören die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, die Durchführung von Leistungsbewertungen, die Schulung neuer Mitarbeiter und die Überwachung anderer Mitarbeiter.

Die Genehmigung formeller Anforderungen, die Durchführung allgemeiner Geschäftsvorgänge sowie die Führung von Papierkram und Personalakten können ebenfalls in Ihre Zuständigkeit fallen.

• Multitasking
• Informationsmanagement
• Postverarbeitung
• Zeitplanung
• Konfliktlösung
• Delegation
• Entscheidungsfindung

analytisch

Ein Teil Ihrer Aufgabe wird es sein, Wege zu finden, um Ihre Arbeit besser zu erledigen. Wenn Sie Ineffizienzen bei der Funktionsweise Ihres Büros feststellen und Lösungen anbieten können, können Sie Ihrem Arbeitgeber möglicherweise viel Geld und Ihren Kollegen viel Geld sparenVerschlimmerung.

Eine großartige Büroleiterin wird sich in Bezug auf alle Prozesse, Praktiken und Verfahren ständig fragen: „Ist dies sinnvoll? Ist dies das Beste, was wir tun können?“ Es wird empfohlen, a Liste der analytischen Fähigkeiten in Ihrem Lebenslauf.

• Kreativität
• Optimierung
• Problemlösung
• Kritisches Denken
• Prozessmanagement
• Deduktives Denken
• Induktives Denken

Liebe zum Detail

Als Büroleiter bleibt das Geld bei Ihnen. Sie sind dafür verantwortlich, die richtigen Büromaterialien rechtzeitig zu bestellen, Aufzeichnungen genau und organisiert zu führen und die Bedürfnisse und Probleme aller anderen zu verfolgenim Büro.

• Aufzeichnung
• Detailorientiert
• Intuition
• Proaktivität
• Genauigkeit
• Identifizieren von Systemproblemen

Kommunikation

Wie bei Büroassistenten sind Sie häufig eine der ersten Personen, die Besucher sehen, und manchmal auch die einzige Person, die sie sehen, wenn einer der in Ihrem Büro tätigen Fachkräfte nicht anwesend ist. Sie müssen als effektive Empfangsdame fungierenwährend Sie gleichzeitig Ihre anderen Aufgaben ausführen.

Möglicherweise müssen Sie üben Konfliktlösung und Delegierter Arbeit. All dies führt zu einer Menge schriftlicher und mündlicher Kommunikation, die jederzeit korrekt, effizient, freundlich und professionell sein muss.

• schriftliche Mitteilung
• Mündliche Kommunikation
• Empfang
• Telefonetikette
• zugänglich
• Aktives Zuhören

Computer

Es ist wichtig, dass Büroleiter eine breite Palette von Computerkenntnisse . Die Einzelheiten hängen von Ihrem Arbeitgeber ab, umfassen jedoch normalerweise Dateneingabe, Tabellenkalkulationen und allgemeine IT-Aufgaben.

Das Verwalten von Büros kann eine enorme Verantwortung mit sich bringen. Büroleiter arbeiten im Allgemeinen an der Spitze eines Unternehmens, mit ihren Händen in allen Aspekten des Unternehmens. Wenn Ihnen diese zentrale Rolle zusagt, überprüfen Sie weiterhin die Liste der Fähigkeiten, um festzustellen, obDies könnte eine Karriere für Sie sein.

• Microsoft Office Suite
• Betriebssysteme
• Dateneingabe
• Digitale Kalender
• E-Mail-Verwaltung
• KPI-Software
• Software-Fehlerbehebung
• Dateifreigabe

Finanzen

Zu Ihren Aufgaben gehören möglicherweise Buchhaltung, Rechnungsstellung, Budgetierung und Buchhaltung. Möglicherweise müssen Sie auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Kleingeld und Folgendes erledigen. QuickBooks Einträge. Vierteljährliche und halbjährliche Berichte können ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich fallen. Wenn Ihr Büro überhaupt mit Geld umgeht, sind Sie letztendlich dafür verantwortlich, dass es gut gehandhabt wird.

• Buchhaltung
• Budgetierung
• Buchhaltungssoftware
• Jahresabschluss
• Rechnungen
• Konformität
• Integrität

Führung

Als Vorgesetzter einer möglicherweise großen Gruppe von Büroassistenten müssen Sie alle motiviert und koordiniert halten. Sie müssen dies tun. Teamarbeit passieren.

Führen bedeutet oft, anderen Menschen zu helfen, in ihrer Karriere zu wachsen, und ihnen zu helfen, sich selbst zu starten und gut miteinander zu kommunizieren.

• Koordination
• Erwartungen setzen und verwalten
• Teamarbeit
• Zusammenarbeit
• Motivation
• Anleitung
• Management
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Weitere Office Manager-Kenntnisse

• Prüfung
• Benchmarking
• Integration
• Abrechnung
• Desktop Publishing
• Transkription
• Formalität
• Lager
• Prozess des Verpackens und Versendens von Rechtsdokumenten
• Notizen machen
• Speicher
• Problemempfindlichkeit
• Zeitmanagement
• Priorisierung
• Stresstoleranz
• Fehlerbehebung
• Social Media Management
• Korrekturlesen
• Überarbeitung
• Entwurf
• ordnungsgemäße Verwendung von Suchmaschinen
• Verfassen von Berichten
• Entwicklung und Pflege von Standardarbeitsanweisungen SOPs
• Fristen
• mehrsprachig
• Professionalität
• Kundendienst
• Belastbarkeit