Wichtige Fähigkeiten für Verwaltungsaufgaben

Verwaltungsfähigkeiten für Lebensläufe, Anschreiben und Interviews

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Alison Doyle ist die Expertin für Jobsuche bei Die Balance Careers und eine der angesehensten Experten für Jobsuche und Karriere in der Branche.
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Alison Doyle
Aktualisiert am 07. Dezember 2019

Bewerber mit starken administrative Fähigkeiten sind in nahezu jeder Branche sehr gefragt nach Arbeitsplätzen. Fachleute in Verwaltungspositionen müssen in der Lage sein, viele bewegliche Teile und herausfordernde Situationen gleichzeitig zu bewältigen. Sie tragen zur Aufrechterhaltung eines reibungslos funktionierenden Büros bei und unterstützen die Bemühungen ihrer Vorgesetzten und Stakeholder gleichermaßenaußergewöhnliche administrative Fähigkeiten, um sich für Erhöhungen und Beförderungen zu öffnen.

Was sind administrative Fähigkeiten?

Administrative Fähigkeiten beziehen sich auf die Führung eines Unternehmens oder die Organisation eines Büros und werden für eine Vielzahl von Aufgaben benötigt, von Büroassistenten über Sekretäre bis hin zu Büroleitern. Mitarbeiter in fast jede Branche und jedes Unternehmen benötigt starke administrative Fähigkeiten .

Arten von administrativen Fähigkeiten

© The Balance, 2018

Nachfolgend finden Sie eine Liste der entscheidenden administrativen Fähigkeiten, die die meisten Arbeitgeber bei Bewerbern anstreben. Sie enthält auch Unterlisten verwandter administrativer Fähigkeiten.

Entwickeln Sie diese Fähigkeiten und betonen Sie sie in Bewerbungen, Lebensläufen, Anschreiben und Interviews. Wenn Sie nachweisen, dass Sie über die spezifischen Fähigkeiten verfügen, die das Unternehmen sucht, können Sie eingestellt und befördert werden.

Kommunikation

Kommunikation ist eine kritische administrative Soft Skill . Verwaltungsangestellte müssen häufig persönlich oder telefonisch mit Arbeitgebern, Mitarbeitern und Kunden interagieren. Es ist wichtig, dass sie klar und laut sprechen und einen positiven Ton beibehalten. Ein guter Kommunikator zu sein bedeutet auch, ein guter zu sein. Zuhörer . Sie müssen den Fragen und Anliegen von Managern, anderen Mitarbeitern und Kunden aufmerksam zuhören.

Schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind ebenfalls äußerst wichtig. Die meisten Verwaltungspositionen erfordern viel Schreiben. Verwaltungsmitarbeiter werden häufig gebeten, eine Vielzahl von Dokumenten zu schreiben, einschließlich Memos für ihre Arbeitgeber, Kopien für die Unternehmenswebsite oder E-Mail-Nachrichten für Mitarbeiter oder KundenSie müssen in der Lage sein, klar, genau und professionell zu schreiben.

Andere Kommunikationsaufgaben und -fähigkeiten umfassen :

  • Anrufbeantworter
  • Geschäftskorrespondenz
  • Kunden anrufen
  • Kundenbeziehungen
  • Kommunikation
  • Korrespondenz
  • Kundendienst
  • Kunden leiten
  • Bearbeiten
  • E-Mail
  • Einreichung
  • Kunden begrüßen
  • Begrüßung der Mitarbeiter
  • Begrüßung der Besucher
  • zwischenmenschlich
  • Zuhören
  • Mündliche Kommunikation
  • Präsentation
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • öffentliche Rede
  • Rezeptionistin
  • Stenographie
  • Teamarbeit
  • Schreiben
  • schriftliche Mitteilung

Technologie

Verwaltungsmitarbeiter müssen eine Vielzahl von technologischen Tools bedienen, die von der Microsoft Office Suite über WordPress bis hin zu Online-Planungsprogrammen reichen. Außerdem müssen sie Bürogeräte wie Faxe, Scanner und Drucker verwenden und häufig warten.

Hier ist eine Liste anderer technischer Kenntnisse oder Fähigkeiten, die für Verwaltungsmitarbeiter erforderlich sind :

  • Computer
  • Desktop Publishing
  • Dokumentenverwaltung
  • Faxen
  • Internet
  • Pflege der Bürounterlagen
  • Microsoft Office
  • Büroausstattung
  • Büromaterial bestellen
  • Auftragsabwicklung
  • Ausblick
  • QuickBooks
  • Aufzeichnungen
  • Forschung
  • Ausführen von Büromaschinen
  • Software
  • Tabellenkalkulationen
  • Zeit & Abrechnung
  • Transkription
  • Eingabe
  • Eingabe aus dem Diktat
  • Vorbereitung der Videokonferenz
  • Voicemail
  • Textverarbeitung

Organisation

Verwaltungsaufgaben aller Art erfordern starke organisatorisch Fähigkeiten zum Jonglieren vieler Aufgaben. Mitarbeiter des administrativen Supports müssen verschiedene Kalender verwalten, Termine planen und das Büro effizient führen.

Hier sind organisatorische Fähigkeiten, die für administrative Aufgaben benötigt werden :

  • Genauigkeit
  • Terminvereinbarung
  • Liebe zum Detail
  • Abrechnung
  • Buchhaltung
  • Kalender & Docketing
  • Büro
  • Effizienz
  • Einreichung
  • Inventar
  • rechtliche Vertrautheit
  • Multitasking
  • Büroverwaltung
  • Büromanagement
  • Post sortieren und zustellen
  • Zeitmanagement
  • Reisevorbereitungen

Planung

Eine weitere wichtige administrative Fähigkeit besteht darin, Dinge im Voraus planen und planen zu können. Dies kann bedeuten, dass Sie Termine verwalten, einen Plan für kranke Mitarbeiter erstellen oder Verfahrenssysteme für Büros entwickeln. Ein Administrator muss in der Lage sein, vorauszuplanen und sich vorzubereitenfür mögliche Büroprobleme.

Hier sind andere planungsbezogene Fähigkeiten, die Verwaltungsaufgaben erfordern :

  • analytisch
  • Kommunizieren
  • Auswertung
  • Veranstaltungskoordination
  • Zielsetzung
  • Durchführen von Aktionen
  • Termine vereinbaren
  • Besprechungsplanung
  • Überwachungsaktionen
  • organisiert
  • Vorhersage
  • Priorisieren

Problemlösung

Problemlösung und Fähigkeiten zum kritischen Denken sind für jede Verwaltungsposition wichtig. Administratoren sind häufig die Ansprechpartner, die Mitarbeiter und Kunden bei Fragen oder Problemen um Hilfe bitten. Sie müssen in der Lage sein, eine Vielzahl von Problemen zu hören und sie mit kritischem Denken zu lösen.

Hier sind die Fähigkeiten zur Problemlösung und zum kritischen Denken erforderlich :

  • durchsetzungsfähig
  • Kundenbeziehungen
  • kollaborativ
  • Kritisches Denken
  • Entscheidungsfindung
  • Mitarbeiterbeziehungen
  • Zielorientiert
  • Implementierung
  • Problemlösung
  • Mediation
  • Bürokoordination
  • Forschung
  • Überwachung
  • Teamarbeit
  • Schulung
  • Fehlerbehebung

Weitere administrative Fähigkeiten

Hier finden Sie zusätzliche administrative Fähigkeiten für Lebensläufe, Anschreiben, Bewerbungen und Vorstellungsgespräche. Die erforderlichen Fähigkeiten variieren je nach Job, für den Sie sich bewerben. Lesen Sie daher auch unsere Liste. Fähigkeiten nach Job aufgelistet und Art der Fertigkeit .

  • Dynamisch
  • Gerätehandhabung
  • Einreichung
  • Flexibilität
  • Fokus beibehalten
  • organisatorisch
  • Patient
  • Angenehm
  • Professionalität
  • Einfallsreichtum
  • Selbstmotivation
  • Strategische Planung
  • Initiative ergreifen
  • schriftliche Mitteilung

Beispiele für Lebensläufe und Anschreiben überprüfen

Überprüfen Sie Beispiele für einen Lebenslauf und ein Anschreiben für eine Verwaltungsposition.

So heben Sie Ihre Fähigkeiten hervor

Fügen Sie Ihrem Lebenslauf relevante Fähigkeiten hinzu : Geben Sie die Begriffe an, die am engsten mit dem Job in Ihrem Unternehmen zusammenhängen. Lebenslauf insbesondere in der Beschreibung Ihrer Arbeitshistorie.

HIGHLIGHT-FÄHIGKEITEN IN IHREM ABDECKUNGSBUCHSTABEN : Integrieren Sie Ihre administrativen Fähigkeiten in Ihre Anschreiben Geben Sie ein oder zwei Fähigkeiten an und geben Sie konkrete Beispiele für Fälle, in denen Sie diese Eigenschaften bei der Arbeit demonstriert haben.

VERWENDEN SIE FÄHIGKEITSWÖRTER WÄHREND DER JOBINTERVIEWS : Sie können diese Wörter auch in Ihrem Job verwenden Interviews . Seien Sie bereit, Beispiele dafür zu geben, wie Sie jede dieser Fähigkeiten eingesetzt haben, wenn Sie darauf reagieren. administrative Interviewfragen .